Az Országos Tűzvédelmi Szabályzat 5.1 verziója, valamint a hozzá kapcsolódó Tűzvédelmi Műszaki Irányelvek 4.4.5 pontja 2020. január 22. óta lehetővé teszi a vállalatok, üzemeltetők részére, hogy a kötelezően vezetendő tűzvédelmi nyilvántartásokat elektronikusan vezessék. Minden cég, üzem valamilyen tűzveszélyességi szintbe sorolt, ennek megfelelően kap engedélyt működésére. Van, ahol elegendő néhány porral oltó üzemben tartása, de nagyobb üzemekben, gyárakban a tűzvédelmi berendezések közül akár több, mint 10 féle is megtalálható, ezek mindegyikére különböző ellenőrzési szabályok, periódusok, előírások vonatkoznak.

Például egy általános porral oltó esetében negyedévente ellenőriznie kell az üzemeltetőnek, hogy az eszköz rendben van-e, ezt dokumentálnia kell az úgy nevezett üzemeltetési naplóba, eszközönként. Az ún. karbantartásokat tűzvédelmi szakvizsgával rendelkező szakemberek végezhetik el. Ők évente tartanak ellenőrzést. A porral oltók esetén az 5. évben minden esetben speciális műhelyben szétszerelik az eszközt, újratöltik, ellenőrzik, majd visszaszállítják a működési helyszínre. A 10. és 15. évben szintén, majd a 20. évben kötelezően selejtezik az eszközt és újjal helyettesítik.

Ilyen és hasonló feladatokat kell ellátni tűzi vízforrások (fali tűzcsapok, földfeletti tűzcsapok), hő- és füstelvezető rendszerek, tűzgátló ajtók, irányfények, stb. esetén. Mindezeket pedig a szakfeladatok ellátásán túl dokumentálni kell és egy hatósági ellenőrzés során az iratokat be kell tudni mutatni.

Egyre több nagyvállalat ismeri fel a fenti feladatok digitalizációjában rejlő lehetőségeket. A jogszabályok megengedték ugyanis, hogy papír nélkül, elektronikus eszközökkel, zárt rendszerben szereplő adatokból elektronikus aláírással és időbélyeggel készüljenek tűzvédelmi naplók. Az ilyen rendszerek előnye nem csak az, hogy átláthatóbbá és papírmentessé teszi a nyilvántartásokat, de a szakfeladatokat ellátó karbantartó (jellemzően megbízott külső partner) vállalkozás munkáját is jelentősen segíti, gyorsítja. Ilyen rendszert használnak már gyógyszergyártók cégek, autóipari beszállítók, vasúttársaság és folyamatosan bővül azok köre, akik szerint megérkezett a digitalizáció a tűzvédelmi nyilvántartásokhoz is. 

Nem kérdés, hogy a digitalizáció bevezetése eleinte erőforrásigényes. Adott esetben munkaerőt kell delegálni, eszközöket, szoftvert kell vásárolni, előfordulhat, hogy munkafolyamatok hatékonyságát is felül kell vizsgálni. Azonban azt bátran megállapíthatjuk, hogy a megfelelő helyen alkalmazott, megfelelően támogatott digitalizáció nagyságrendekkel növelheti a hatékonyságot, eredményességet. Ennek természetesen többféle mutatója, paramétere lehet témánkban, azonban az eddigiek alapján nem is ismert olyan, amely ennek ellenkezőjét igazolná. 

Ludditák gépet rombolnak le 1812-ben. Forrás: Wikipédia

Kis túlzással korunk ludditáinak nevezhetjük azokat, akik a digitalizációs lehetőségek keresése és bevezetése helyett homokba dugják fejüket vagy rosszabb esetben az ellenállásba fektetnek energiát. A történelem során láthattuk, hogy ez hova vezet, illetve, hogy mennyivel érdemesebb követni a világ fejlődését a fejlődés tagadása helyett.

Ennek lehetősége érkezett most meg a tűzvédelmi nyilvántartások területére és alkalmazzák egyre többen, hatékonyan, átlátható módon és nem utolsó sorban papírmentesen.